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Le CHU de Québec contourne les règles pour faire affaire avec une multinationale sanctionnée

Il accorde des contrats de moins d’un million $ pour éviter l’accréditation imposée par le gouvernement

archives CHU de Québec
Photo d’archives L’entreprise Iron Mountain a pu numériser des millions d’anciens dossiers de patients même si elle n’a pas son accréditation de l’Autorité des marchés financiers.

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Le plus grand centre hospitalier du Québec a contourné les règles du gouvernement pour faire affaire avec une multinationale qui n’avait pas le droit d'obtenir des contrats publics de plus d’un million $.

Cela a permis à l’entreprise Iron Mountain d’être choisie pour numériser des millions de pages d’anciens dossiers médicaux au Centre hospitalier universitaire (CHU) de Québec.

En mai 2016, elle avait été retenue au terme d’un appel d’offres pour un montant de 3,3 M$. Le problème, c’est que cette multinationale n’avait pas obtenu son autorisation de l’Autorité des marchés financiers (AMF), malgré une demande faite dans les semaines précédentes.

Depuis novembre 2015, toutes les entreprises qui veulent obtenir un contrat de service de plus d’un million de dollars avec un organisme public doivent montrer patte blanche et recevoir une accréditation de l’AMF. Cette mesure a été prise dans la foulée de la commission Charbonneau pour s’assurer de l’intégrité des entreprises qui soumissionnent avec l’État.

Plus d’un an plus tard, Iron Mountain attend toujours son accréditation de l'AMF.

Deux contrats juste sous la limite

Qu’à cela ne tienne, le CHU de Québec a décidé d’annuler l’appel d’offres et de passer outre cette obligation en donnant à Iron Mountain plusieurs contrats, chacun sous la barre d’un million $, plutôt qu’un seul gros contrat qui aurait nécessité l’accréditation de l’AMF.

Un premier contrat de gré à gré de 925 000 $ a été octroyé en décembre 2016, puis un autre au montant de 860 000 $ le mois dernier, pour une somme totale de 1,8 M$. Le CHU a également profité du fait qu’elle avait un autre contrat avec Iron Mountain qui a débuté en 2012 pour faire une partie du travail entre mai et décembre 2016.

L’établissement ne cachait même pas le but de cette manœuvre de fracturation du contrat dans une première justification écrite. Cette version officielle a été modifiée dès que notre Bureau d’enquête a posé des questions (voir encadré ci-contre).

Pressés de libérer des locaux

La porte-parole du CHU, Pascale St-Pierre, soutient que la décision de favoriser Iron Mountain a été prise parce qu’on devait libérer rapidement des locaux et que l’entreprise avait déjà travaillé pour eux au cours des dernières années.

«C’est un projet qui devait s’autofinancer avec le réaménagement du service des archives. On avait une entente pour la réaffectation du personnel et la libération des espaces», dit-elle.

Selon elle, l’urgence provenait aussi du fait qu’on a décidé de résilier le contrat accordé à une autre entreprise en février 2016 (voir autre texte). L’hôpital a informé le Conseil du trésor, une fois que la direction générale a décidé de donner les contrats de gré à gré.

Le Conseil du trésor est le ministère qui doit s’assurer du respect de la réglementation dans les contrats publics. Sa porte-parole, Émilie Lord, nous a assuré que l’hôpital ne lui a jamais demandé l’autorisation pour donner les contrats à Iron Mountain.

Comme cette dernière est une entreprise aux ramifications internationales, les vérifications sont plus longues à faire, nous dit-on, car celles-ci doivent passer entre les mains de l’Unité permanente anticorruption (UPAC).

L’entreprise, de son côté, ne veut pas commenter les contrats de gré à gré, mais soutient que les délais pour son accréditation à l’AMF sont hors de son contrôle. «Nous ne pouvons commenter directement, mais il semble que les délais soient occasionnés par un important volume d’application et Iron Mountain n’est pas la seule entreprise dans cette situation», indique son porte-parole, Christian Potts.

 

Le plus bas soumissionnaire écarté

Le CHU de Québec n’est pas sorti du bois avec la numérisation de ses dossiers.

En plus d’avoir contourné les règles gouvernementales pour faire affaire avec une firme américaine, l’hôpital fait l’objet d’une poursuite de la part d’un autre fournisseur.

Le Groupe TACT, qui avait remporté un premier appel d’offres et a vu le contrat lui échapper à deux reprises, réclame 1,8 M$ à l’hôpital.

L’entreprise allègue que le CHU a mis fin à son premier contrat de manière abusive seulement quelques semaines après avoir entamé ses travaux, en février 2016.

Dès l’automne 2015, après avoir remporté le contrat, TACT a commencé à faire des tests pour numériser les quelque 98 millions de pages de dossiers prévus au contrat.

Or, elle n’a jamais pu atteindre sa vitesse de croisière. Dans la poursuite déposée au palais de justice de Québec, elle allègue que les boîtes de documents étaient apportées au compte-gouttes par le personnel de l’hôpital. Les responsables de l’établissement auraient aussi fait des vérifications plus minutieuses que prévu des copies numérisées, ce qui aurait retardé le processus.

En février, devant les retards qui s’accumulaient, le centre hospitalier a résilié le contrat. Lors du second appel d’offres qui s’est terminé en mai 2016, le Groupe TACT est de nouveau arrivé premier, mais il a été écarté et l’appel d’offres, annulé.

Le CHU réplique

L’établissement de santé a répliqué en cour avec une contre-poursuite pour un montant de plus d’un million de dollars. Elle indique que les retards accumulés au contrat sont dus à la cadence de numérisation insuffisante de TACT. Elle allègue aussi des problèmes majeurs touchant l’intégrité des dossiers. Après plusieurs rencontres et échanges pour s’assurer que l’échéancier serait respecté, l’hôpital a préféré mettre fin à son entente.

L’établissement réclame entre autres de l’argent pour des heures supplémentaires de son personnel, le report de l’autofinancement du projet et un demi-million de dollars pour les coûts supplémentaires de numérisation.

 

La version change après les appels de notre Bureau d’enquête

Dans une justification publiée au S­ystème électronique d’appel d’offres (SEAO), le CHU de Québec expliquait avoir octroyé des contrats de gré à gré pour éviter les délais occasionnés par les vérifications de l’UPAC. Toutefois, le 2 juin, au lendemain des appels de notre Bureau d’enquête, une toute nouvelle justification a été publiée. Les responsables de l’hôpital prétendent que la première version contenait trop de détails et n’était pas destinée à être publiée. Voici des extraits des justifications avant et après nos appels.

Première version

archives CHU de Québec
Capture d'écran

«La signature du contrat était tributaire de l’obtention par Iron Mountain de son autorisation à contracter de l’Autorité des marchés financiers (valeur supérieure à 1 million $). Depuis cette date, le fournisseur est toujours en attente. Le dossier est maintenant dans les mains de l’UPAC en raison de l’envergure internationale de l’entreprise. À noter qu’Iron Mountain est déjà à forfait avec le CHU pour un dossier de 2012 pour lequel elle exécute actuellement les travaux. [...] afin de respecter les objectifs d’autofinancement et sous les conseils de notre avocat, nous demandons l’autorisation de signer ce deuxième gré à gré qui n’est pas d’intérêt public avec Iron Mountain. Ce contrat comblera tous nos besoins en numérisation de l’Hôpital St-François-d’Assise et de l’Arsenal.»

Deuxième version

archives CHU de Québec
Capture d'écran

«Pour effectuer la portion restante de la numérisation des dossiers patients papier encore dans nos murs, Iron Mountain est déjà à forfait avec le CHU pour un dossier de 2012 pour lequel elle exécute actuellement les travaux. Dans ce contexte, afin de respecter les objectifs d’autofinancement, nous recommandons ce gré à gré. Le montant du gré à gré est également un plafond, car l’entreprise s’engage à réaliser l’ensemble de la numérisation restante de ces deux emplacements à ce prix.»